Wir gucken uns an, woher die 80/20-Methode (das Pareto Prinzip) kommt und wie sie heute meist eingesetzt wird.
Darüber hinaus gucken wir, was sich dahinter eigentlich verbergen kann, wenn du die 80/20-Methode einsetzt und welchen Fragen du dir dann stellen solltest.
Einstieg
Wer kennt sie nicht? Die 80-20-Regel. Ich vermute, die meisten kennen es und das ist das Pareto-Prinzip. Ursprünglich kommt das Pareto-Prinzip aus Italien, nämlich von Vilfredo Frederico Pareto, der von 1848 bis 1923 gelebt hat. Er war Ingenieur, Ökonom und Soziologe und er hat folgendes festgestellt. Er hat festgestellt, dass 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent Landbesitzes in Italien haben. Er hat das auch noch weiter in anderen Ländern untersucht und hat dieses Prinzip immer wiedergefunden. Dann wurde es auf andere Sachen übertragen und daraus entstand dann die Schlussfolgerung, dass man mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent Nutzen davontragen kann. So hat sich das verselbstständigt, würde ich fast sagen. Also es wurde in vielfältiger Art und Weise eingesetzt. Vielleicht habt ihr es auch schon mal eingesetzt oder habt auch schon jemanden gehört, der es eingesetzt hat. In meiner Wahrnehmung war es immer so, wenn jemand mir erklären wollte, weshalb er viel schafft, was vielleicht gar nicht so zu schaffen ist, dann habe ich immer wieder gehört 80-20. Das ist ja sehr beeindruckend, wenn man im Grunde mit wenig Aufwand viel schafft.
Einsetzbar
Aber was steht jetzt dahinter? Beziehungsweise wo ist es einsetzbar? Oder wo macht es Sinn und wo nicht? Wo greift das Prinzip und wo nicht? Ganz klar greift es natürlich, wenn man in die Priorisierung geht. Also wenn ich sage, ich fange mit 20 Prozent der wichtigsten Aufgaben an und die 80 Prozent unwichtigsten oder unwichtigeren, die lasse ich erst mal sein. Dafür kann es durchaus dienen. Aber es wird auch dabei eingesetzt, wenn man sagt, 20 Prozent der Kunden machen 80 Prozent des Umsatzes. So wie es teilweise zum Beispiel bei Banken auch war, weshalb es Banken gibt, die darauf reagiert haben und die sich teilweise nur noch auf diese Kunden spezialisiert haben oder fokussiert haben. Solche Ansätze gibt es auch, aber auch, dass man zum Beispiel in einem Laden sagt, 20 Prozent der Produkte bringen uns 80 Prozent des Umsatzes und sich mehr darauf fokussiert. Auch solche Ansätze gibt es. In aller Art und Weise, wie ich es kennengelernt habe, geht es im Kern immer darum, dass man seinen Input optimiert, indem man einfach mal Prozesse optimiert, indem man Prozesse verschlankt. Also weniger tut, weniger Aufwand macht und immer dann guckt, wo die Schwelle ist. Nehmen wir an, ich habe 200 E-Mails abzuarbeiten, um es ganz konkret zu machen, und ich gucke dann genau. Es gibt E-Mails, da weiß ich, ich brauche nur einen Satz schreiben, und es gibt E-Mails, da weiß ich, da muss ich mich echt hinsetzen und muss mich damit auseinandersetzen, weil die Person ist wichtig oder die Aufgabe. Irgendein Grund, warum ich da auf jeden Fall viel Aufwand reinbringen muss. Dann gibt es aber einen sehr großen Mittelbereich und in diesem Mittelbereich ist es so, da bin ich mir nicht sicher, wie viel Aufwand ich wirklich reingeben muss. Da kann zum Beispiel die 80-20-Regeln wunderbar greifen. Dass man genau probiert die Grenze herauszufinden. Wie wenig muss ich reinbringen, damit ich 80 Prozent, nehmen wir mal 80 Prozent an wäre, dass der Gegenüber zufrieden ist und sich nicht wieder meldet, wenn ich das so definiere. Um das zu erreichen. Also dass es keine Nachfragen gibt. Wie wenig muss ich machen, damit das ist? Ich kann ja auch 50 Prozent machen und erreiche dann halt auf der anderen Seite ein bisschen mehr als 80 Prozent, wenn die Regel jetzt stimmt. Aber dann ist der andere auch zufrieden. Aber wenn ich es mit 20 Prozent schon schaffe, dass er so weit zufrieden ist, dass er nicht wieder anruft, dass ich kein schlechtes Bild in der Firma habe und dass es okay ist, dann ist das ja eine super Sache, wenn das so funktioniert. Also es geht im Grunde darum, meinen Aufwand so weit zu optimieren, dass ich das Ergebnis bestmöglich rausbekomme, was ich auf der anderen Seite möchte.
Nicht einsetzbar
Jetzt ist die Frage: kann man das immer einsetzen? Geht das immer? Na klar, es geht nicht immer. Wo geht es zum Beispiel nicht? Ein ganz klassisches-. Alles, was physisch ist. Ich kann nicht sagen bei einem Hausbau, na gut, ich werde nur 20 Prozent Aufwand hier reinbringen. Bitte macht alle weniger, liebe Handwerker. Ihr baut nur bis zur Hälfte oder es wird nur die Hälfte an Steinen oder Zement genommen. Das muss reichen. Wenn es um physische Sachen geht, dann geht es nicht. Dann funktioniert dieses Prinzip einfach nicht. Ich habe es eben schon mal angedeutet, aus meiner Sicht funktioniert dieses Prinzip auch dann nicht, wenn es wirklich wichtig ist. Nehmen wir an, ihr seid in einem großen Unternehmen tätig und ihr habt bei eurem CEO oder beim Vorstand eures Landes eine Präsentation zu halten. In aller Regel würde es keinen Sinn machen da zu sagen, ich brauche nur 20 Prozent irgendwie reingeben. Lasse ich drei Folien weg und bin auch nicht ganz so gut vorbereitet. Das wird schon für die 80 Prozent reichen. Das würde vermutlich keiner machen und das macht auch keinen Sinn, weil man einfach einen schlechten Eindruck macht, weil man sich selbst nicht gut fühlt und weil man seine Expertise in dem Moment nicht rüberbringen kann, wenn man das so macht. Da gibt es ganz viele Punkte, die dagegensprechen. Aber für den Mittelbereich bei diesem Beispiel mit den vielen E-Mails, da macht es durchaus natürlich Sinn dieses Prinzip im Grunde anzuwenden.
Wenig Aufwand viel Nutzen
Ich möchte aber noch auf einen anderen Punkt kommen, nämlich sich selbst noch mal zu hinterfragen. Im Grunde mein Lieblingsthema. Nämlich die Frage: Wenn ich überzeugt bin von 80-20, was steht dann dahinter? Oder was möchte ich oder welche Bedürfnisse werden vielleicht nicht ganz so erfüllt? Auch diese Sehnsucht steckt aus meiner Sicht ein Stück weit hinter dem Pareto-Prinzip. Wenn ich den Wunsch habe, dass ich gerne mit wenig Aufwand viel erreichen möchte, dann würde ich dir gerne die Frage stellen, wenn das so ist, dass du einfach guckst, wieso ist das so? Hast du das Gefühl, dass du zu wenig erreicht hast? Hast du das Gefühl, dass du nicht genug wertgeschätzt wirst für das, was du leistest? Oder, was natürlich auch sein kann, ist, dass du die Abkürzung einfach nehmen willst. Du willst einfach wenig machen und viel Nutzen daraus haben, weil du sagst, habe ich verdient oder warum auch immer. Aber in dem Punkt möchte ich dich einfach einladen, dass du dir nicht die Abkürzung gibst und dass du dir einfach mal die Frage stellst: warum möchte ich mir die ganzen positiven Effekte aus Schinderei, Arbeit und hart Erarbeitetem nehmen? Weil die gibt es aus meiner Erfahrung und ich gönne sie jedem, der sie durchgemacht hat, weil man dann ganz anders dasteht und ganz anderes weiß. Das sind Fragen, die man sich an der Ecke stellen kann.
Perfektionismus
Wenn es darum geht, Perfektionismus ein wenig entgegenzutreten, auch dazu kann man ja durchaus das Pareto-Prinzip nutzen, indem man im Grunde seinem perfektionistischem Ich oder seiner perfektionistischen Seite sagt: "Hey, 80-20. 80 reicht. Passt schon irgendwie und wir kommen damit ganz gut durch." Was braucht die perfektionistische Seite, um sich vielleicht darauf einlassen zu können? Oder was muss ihr gegeben werden? Oder was musst du dir selbst geben, um den Perfektionismus ein wenig loslassen zu können. Vielleicht musst du als Beispiel dich selbst ein bisschen mehr lieben und es dir auch sagen, dass du dich liebst, damit dein Ich weiß, dass du einfach auch mal früher loslassen kannst und nicht alles perfekt abgeben musst oder dass Fehler passieren dürfen. Oder dass es völlig okay ist, wenn du gerade nicht so kannst, wie du willst, weil irgendwas ist, weil du krank bist oder andere Sachen sind. Aber dieses perfektionistische Ich anzusprechen und zu gucken, was das braucht, ist jetzt nur ein Beispiel, mit dem, dass man probiert einfach zu gucken, ob man sozusagen ein bisschen an seiner Selbstliebe noch mal arbeiten könnte, das ist ein spannender Punkt aus meiner Sicht, wo man da noch mal hingucken sollte.
Priorisierung
Wenn man das Pareto-Prinzip einfach nur zu Priorisierung einsetzt, würde ich gern die Frage stellen, ob es nicht auch noch andere Tools gibt, die man auch einsetzen könnte. Ja, man kann es natürlich machen, aber man kann auch einfach eine Prioritätenliste oder Bullet-Point-Liste machen, wo man einfach guckt und reinschreibt, was alles zu tun ist und das dann priorisiert. Man kann auch das Eisenhower-Prinzip bemühen. Also ganz grob jetzt mal wichtig und dringend einfach nur. Dass man guckt, was ist wirklich wichtig und was ist dringend und dann guckt, wie man damit umgeht. Oder man kann einfach mal auch die ALPEN-Methode bemühen, dass man einfach Aufgaben aufschreibt, irgendwie die Länge ungefähr einschätzt und sich Pufferzeiten einplant. Und dann Entscheidungen trifft, welche Aufgaben wirklich jetzt gemacht werden müssen und nachkontrolliert, was erreicht werden muss. Also nur mal als Beispiel diese drei verschiedenen Ansatzpunkte, die man auch noch nehmen kann, wenn man halt jetzt gerne das zur Priorisierung einsetzen möchte.
All over all kann ich nur sagen, das Pareto-Prinzip ist sehr spannend aus meiner Sicht und ich lade jeden ein, zu gucken, weshalb er es einsetzt, wofür es ihm dient. Geht es auch um eine Sehnsucht, die da angesprochen wird? Geht es um Perfektionismus vielleicht? Oder geht es einfach darum alles gut, überschaubar, schneller abzuarbeiten? Guckt einfach mal hin, was dahintersteht und was ihr aus eurer Sicht noch braucht.